Mit Zapier verbinden

Zapier bindet Kalender Sync über den MCP Client by Zapier ein — und zwar als ganz normalen Action-Step. Das ist der große Unterschied zu n8n: Du brauchst kein KI-Modell im Zap. Der Step ruft ein Kalender-Tool direkt auf, und die Antwort kommt als einzeln mappbare Felder zurück, die du in jedem Folge-Step verwenden kannst — deterministisch, ohne Prompt, ohne Modellkosten.

Die Adresse (MCP-Server-URL), die du unten einträgst, ist:

https://app.kalender-sync.de/mcp

Voraussetzungen

• Ein Kalender-Sync-Konto mit verbundenen Kalendern — Lesen und Termine anlegen gehen in jedem Tarif.
• Ein Zapier-Konto. Der MCP Client by Zapier ist eine Beta-Integration von Zapier.
• Ein Zugriffs-Schlüssel aus der App (Schritt 1).

1. Zugriff und Schlüssel in Kalender Sync erstellen

Öffne in der App KI-Assistent → Assistent verbinden und wähle Zapier. Du wählst die Kalender einzeln aus und stellst je Kalender die Detailtiefe ein — nicht freigegebene Kalender existieren für Zapier nicht.

Mit Schlüssel erstellen bekommst du deinen Zugriffs-Schlüssel (ein Token, beginnt mit ksa_). Er wird nur einmal angezeigt — kopiere ihn direkt in die Zapier-Verbindung (Schritt 2). Behandle ihn wie ein Passwort.

2. Verbindung in Zapier anlegen

1. Erstelle einen Zap und füge als Action MCP Client by Zapier hinzu (Event: Run Tool).
2. Lege eine neue Connection an:
   • Server URL: https://app.kalender-sync.de/mcp
   • Requires OAuth: No — wichtig! Der Zapier-OAuth-Weg wird von uns aktuell nicht unterstützt; die Verbindung läuft über den Token.
   • Bearer Token: dein ksa_…-Token aus Schritt 1 (nur der Token selbst, ohne den Präfix „Bearer”).
3. Steht die Verbindung, zeigt Zapier im Configure-Schritt die verfügbaren Tools an: list_calendars, get_availability, search_events und (bei freigeschaltetem Schreibzugriff) create_event, update_event, delete_event. Details zu jedem Tool: Tool-Referenz.

3. Testen und Felder mappen

Wähle als Tool list_calendars und führe den Test aus. Unter Data out findest du das Ergebnis doppelt:

• als Rohtext (Response → Text) und
• als strukturierte Einzelfelder (Structured Content → Calendars → …): Name, Provider, Sichtbarkeit (Visibility), Lesbarkeit (Readable), Schreibbarkeit (Writable), Sync-Status — und vor allem die Calendar Id.

Die Calendar Id brauchst du für alle weiteren Tools: get_availability, search_events und create_event erwarten sie als Argument. Am einfachsten führst du list_calendars einmal im Test aus, kopierst die Id deines Zielkalenders und trägst sie in den Folge-Steps fest ein. Für create_event muss der Zielkalender Writable: true haben.

Jeder Aufruf landet im Zugriffsprotokoll auf der Seite KI-Assistent.

Zap-Ideen

Termin aus Formular — ohne KI. Typeform/Google-Forms/Jotform-Trigger → Run Tool: create_event mit gemappten Feldern (Titel aus dem Formular, Start/Ende aus dem gewählten Slot, deine Calendar Id). Der klassische „Buchung ins System”-Zap, nur dass der Termin bei Google, Outlook oder GMX landet — je nachdem, welchen Kalender du freigegeben hast. (Kalender mit Schreibzugriff.)

Freie Slots an neue Leads. CRM-Trigger (neuer Lead in HubSpot/Pipedrive) → Run Tool: get_availability für die nächsten Werktage → Folge-Step formatiert die freien Fenster → E-Mail-Entwurf „Diese Zeiten kann ich anbieten”. Die Verfügbarkeit kommt über alle freigegebenen Kalender — Doppelbuchungen zwischen Job- und Privatkalender sind damit ausgeschlossen.

Tagesübersicht nach Slack. Schedule by Zapier (werktags 7 Uhr) → Run Tool: search_events für heute → Formatter → Slack-Nachricht. Ganz ohne Modell: Die Felder aus Structured Content lassen sich direkt in die Nachricht mappen.

Blocker nach Feierabend. Trigger aus deinem Projekt-Tool (z. B. neue Deadline in Asana) → Run Tool: create_event legt automatisch einen Fokus-Block vor der Deadline an.

Wann Zapier, wann n8n?

Feste Abläufe mit klaren Feldern (Formular → Termin, Zeitplan → Übersicht) sind in Zapier einfacher — kein Modell, keine Prompt-Pflege, planbare Kosten. Freie Fragen in natürlicher Sprache („Wann habe ich diese Woche zwei Stunden am Stück?”) brauchen einen Agenten — dafür ist n8n mit AI Agent der bessere Ort.

Problemlösung

• Verbindung lässt sich nicht anlegen: Prüfe zuerst Requires OAuth: No — mit „Yes” schlägt die Verbindung bei uns derzeit fehl. Der MCP Client ist bei Zapier Beta; falls es mit korrektem Token trotzdem hakt, hilft oft ein zweiter Versuch einige Minuten später.
• 401 / „Unauthorized”: Token falsch kopiert, abgelaufen oder widerrufen. Zur Not in der App einen neuen Token erstellen und die Connection aktualisieren.
• Ein Kalender fehlt im Ergebnis: Er ist für diesen Zugang nicht freigegeben — in der App unter KI-Assistent → Freigabe bearbeiten ergänzen. Änderungen wirken sofort, ohne neuen Token.
• create_event schlägt fehl: Schreibzugriff gibt es in jedem Tarif, muss aber pro Kalender freigeschaltet sein — und die Ziel-Calendar-Id muss zu einem schreibfreigegebenen Kalender gehören.
• Termine ohne Titel im Ergebnis: Der Kalender steht auf „Nur Geblockt” — Sichtbarkeit zeigt dann bewusst keine Titel.

Sicherheit & Kontrolle

Für Zapier gilt dasselbe wie für jeden Assistenten-Zugang: Du bestimmst pro Kalender, was sichtbar ist, jede Abfrage wird protokolliert (nie der Termininhalt), und der Widerruf in Kalender Sync macht den Token sofort ungültig — egal, was in Zapier gespeichert ist. Der Token gehört ausschließlich in die Zapier-Connection, nicht in Notizen, Formeln oder geteilte Dokumente.