Mit n8n verbinden

Mit n8n baust du Workflows, in denen ein KI-Agent deine Kalender lesen und (in jedem Tarif) Termine anlegen kann — über alle verbundenen Anbieter gleichzeitig: Google, Outlook, iCloud, GMX, WEB.DE und mehr. Das kann kein einzelner Google-Calendar- oder Outlook-Node.

Die Adresse (MCP-Server-URL), die du unten einträgst, ist:

https://app.kalender-sync.de/mcp

Voraussetzungen

• Ein Kalender-Sync-Konto mit verbundenen Kalendern — Lesen und Termine anlegen gehen in jedem Tarif.
• n8n ab Version 2.19.0 (Cloud oder self-hosted). Ältere Versionen verwerfen strukturierte Tool-Ergebnisse — der Agent behauptet dann fälschlich, deine Kalenderliste sei leer. Die Version findest du in n8n unter Help → About.
• Ein Zugriffs-Schlüssel aus der App (Schritt 1).

1. Zugriff und Schlüssel in Kalender Sync erstellen

Öffne in der App KI-Assistent → Assistent verbinden und wähle n8n. Wie bei jedem Zugang wählst du die Kalender einzeln aus und stellst je Kalender die Detailtiefe ein — nicht freigegebene Kalender existieren für n8n nicht.

Mit Schlüssel erstellen bekommst du deinen Zugriffs-Schlüssel (ein Token, beginnt mit ksa_). Er wird nur einmal angezeigt — kopiere ihn direkt in die n8n-Credentials (Schritt 2). Behandle ihn wie ein Passwort: Wer den Schlüssel hat, hat genau den Zugriff, den du diesem Zugang gegeben hast.

2. Workflow bauen

Der schnelle Weg: mit dem n8n-KI-Builder

n8n kann den Workflow aus einer Beschreibung generieren. Diese Vorlage funktioniert (Builder-Prompts klappen auf Englisch am zuverlässigsten):

Build a workflow with a Chat Trigger connected to an AI Agent.

The AI Agent should use an MCP Client Tool node with these settings:
- Endpoint URL: https://app.kalender-sync.de/mcp
- Server Transport: HTTP Streamable
- Authentication: Header Auth (I will fill in the credential myself)
- Include all available tools

Set the AI Agent's system message to:
"You are a calendar assistant with access to the user's calendars via
Kalender Sync MCP tools. Use list_calendars first to see which calendars
are available and their visibility levels. When asked about availability,
use get_availability. Always mention any warnings the tools return, and
say what your answer does NOT cover."

Use gpt-4.1-mini as the chat model.

Der Builder kann keine Credentials anlegen — den Token trägst du danach von Hand ein (nächster Abschnitt, Punkt 3).

Der manuelle Weg: vier Nodes

1. Chat Trigger hinzufügen (oder ein anderer Trigger, siehe Workflow-Ideen unten).
2. AI Agent-Node dahinter. Als Chat Model empfehlen wir gpt-4.1-mini oder ein vergleichbares Nicht-Reasoning-Modell (warum, steht unter Problemlösung).
3. Am Agent unter Tool den Node MCP Client Tool anhängen:
   • Endpoint URL: https://app.kalender-sync.de/mcp
   • Server Transport: HTTP Streamable
   • Authentication: Header Auth → neues Credential anlegen:
     • Name: Authorization
     • Value: Bearer ksa_… (dein Token aus Schritt 1 — das Wort Bearer, ein Leerzeichen, dann der Token)
   • Tools to include: All
4. Dem Agent eine System Message geben — die Vorlage aus dem Builder-Prompt oben passt wörtlich.

Wenn alles verbunden ist, zeigt der MCP-Client-Node die verfügbaren Tools an — list_calendars, get_availability, search_events und (bei freigeschaltetem Schreibzugriff) create_event, update_event, delete_event. Die technischen Details zu jedem Tool: Tool-Referenz.

3. Testen

Öffne den Chat und frag:

• „Welche Kalender siehst du und mit welcher Sichtbarkeit?” — der Agent sollte genau die Kalender nennen, die du in Schritt 1 freigegeben hast, samt Detailtiefe.
• „Bin ich nächsten Dienstag zwischen 9 und 12 Uhr frei?” — Verfügbarkeit über alle freigegebenen Kalender hinweg.
• „Lege morgen 10 Uhr ‚Testtermin per n8n’ in [Kalendername] an” (Kalender mit Schreibzugriff) — und danach: „Lösch ihn wieder.”

Jeder Aufruf landet im Zugriffsprotokoll auf der Seite KI-Assistent — dort siehst du live, welches Tool wann aufgerufen wurde.

Workflow-Ideen

Verfügbarkeits-Bot für Slack oder Telegram. Slack-/Telegram-Trigger → AI Agent mit Kalender-Sync-Tools → Antwort in den Channel. Kolleg:innen (oder du selbst vom Handy) fragen in natürlicher Sprache nach freien Slots — der Agent prüft Google, Outlook und GMX in einem Aufruf.

Termin aus Formular. n8n-Form- oder Webhook-Trigger (z. B. Buchungsanfrage von der Website) → AI Agent extrahiert Datum, Uhrzeit und Anliegen → create_event in deinem Arbeitskalender. Der Agent verwaltet nur Termine, die er selbst angelegt hat — deine bestehenden Termine kann er nicht anfassen.

Morgen-Briefing. Schedule-Trigger (werktags 7 Uhr) → AI Agent fasst mit search_events und get_availability den Tag zusammen → per E-Mail oder Slack: „Heute 4 Termine, größte Lücke 13–15 Uhr.”

Konflikt-Wächter. Schedule-Trigger stündlich → Agent prüft get_availability auf Doppelbuchungen zwischen Job- und Privatkalender → Nachricht nur, wenn sich etwas überschneidet.

Problemlösung

„Ich sehe keine Kalender” — obwohl die Tool-Aufrufe grün sind

Das ist in fast allen Fällen eine von zwei n8n-Stolperfallen, nicht dein Zugang:

1. n8n älter als 2.19.0: Der MCP-Client verwirft dort strukturierte Tool-Ergebnisse, der Agent bekommt eine leere Antwort und ruft das Tool in Schleife auf (n8n-Issue #26963). → n8n aktualisieren.
2. Reasoning-Modell + Streaming (z. B. gpt-5-mini mit aktiviertem Streaming im Chat Trigger): Tool-Ergebnisse kommen leer beim Modell an. → Modell auf gpt-4.1-mini o. ä. wechseln oder im Chat Trigger den Response Mode von „Streaming” auf „When Last Node Finishes” stellen.

Ob dein Zugang selbst funktioniert, siehst du unabhängig davon im Zugriffsprotokoll in der App: Stehen dort erfolgreiche list_calendars-Aufrufe, liegt es am Workflow, nicht am Zugang.

• 401 / „Unauthorized”: Token falsch kopiert, abgelaufen oder widerrufen. Prüfe das Credential: Header-Name exakt Authorization, Wert exakt Bearer ksa_… (mit Leerzeichen). Zur Not in der App einen neuen Token erstellen.
• Nur SSE als Transport verfügbar: Dein n8n ist älter als 1.112. Wir unterstützen ausschließlich HTTP Streamable — bitte aktualisieren.
• Ein Kalender fehlt in der Liste: Er ist für diesen Zugang nicht freigegeben — in der App unter KI-Assistent → Freigabe bearbeiten ergänzen. Änderungen wirken sofort, ohne neuen Token.
• create_event schlägt fehl: Schreibzugriff gibt es in jedem Tarif und muss pro Kalender freigeschaltet sein.

Sicherheit & Kontrolle

Für n8n gilt dasselbe wie für jeden Assistenten-Zugang: Du bestimmst pro Kalender, was sichtbar ist, jede Abfrage wird protokolliert (nie der Termininhalt), und der Widerruf in Kalender Sync macht den Token sofort ungültig — egal, was in n8n gespeichert ist. Lege den Token ausschließlich in n8n-Credentials ab, nie direkt in Node-Parametern oder Ausdrücken, damit er nicht in Ausführungs-Logs auftaucht.