# Mit Zapier verbinden

Zapier bindet Kalender Sync über den **MCP Client by Zapier** ein — und zwar als ganz normalen **Action-Step**. Das ist der große Unterschied zu n8n: Du brauchst **kein KI-Modell** im Zap. Der Step ruft ein Kalender-Tool direkt auf, und die Antwort kommt als einzeln mappbare Felder zurück, die du in jedem Folge-Step verwenden kannst — deterministisch, ohne Prompt, ohne Modellkosten.

Die Adresse (MCP-Server-URL), die du unten einträgst, ist:

```
https://app.kalender-sync.de/mcp
```

:::note[Voraussetzungen]
- Ein Kalender-Sync-Konto mit [verbundenen Kalendern](https://docs.kalender-sync.de/getting-started/connect-first-calendar/) — Lesen und [Termine anlegen](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/schreibzugriff/) gehen in jedem Tarif.
- Ein Zapier-Konto. Der **MCP Client by Zapier** ist eine Beta-Integration von Zapier.
- Ein **Zugriffs-Schlüssel** aus der App (Schritt 1).
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## 1. Zugriff und Schlüssel in Kalender Sync erstellen

Öffne in der App **KI-Assistent → Assistent verbinden** und wähle **Zapier**. Du wählst die Kalender einzeln aus und stellst je Kalender die [Detailtiefe](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/sichtbarkeit/) ein — nicht freigegebene Kalender existieren für Zapier nicht.

Mit **Schlüssel erstellen** bekommst du deinen Zugriffs-Schlüssel (ein Token, beginnt mit `ksa_`). Er wird **nur einmal angezeigt** — kopiere ihn direkt in die Zapier-Verbindung (Schritt 2). Behandle ihn wie ein Passwort.

## 2. Verbindung in Zapier anlegen

1. Erstelle einen Zap und füge als Action **MCP Client by Zapier** hinzu (Event: **Run Tool**).
2. Lege eine neue **Connection** an:
   - **Server URL:** `https://app.kalender-sync.de/mcp`
   - **Requires OAuth:** **No** — wichtig! Der Zapier-OAuth-Weg wird von uns aktuell nicht unterstützt; die Verbindung läuft über den Token.
   - **Bearer Token:** dein `ksa_…`-Token aus Schritt 1 (nur der Token selbst, ohne den Präfix „Bearer").
3. Steht die Verbindung, zeigt Zapier im **Configure**-Schritt die verfügbaren Tools an: `list_calendars`, `get_availability`, `search_events` und (bei freigeschaltetem Schreibzugriff) `create_event`, `update_event`, `delete_event`. Details zu jedem Tool: [Tool-Referenz](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/tool-referenz/).

## 3. Testen und Felder mappen

Wähle als Tool `list_calendars` und führe den **Test** aus. Unter **Data out** findest du das Ergebnis doppelt:

- als Rohtext (`Response → Text`) und
- als **strukturierte Einzelfelder** (`Structured Content → Calendars → …`): Name, Provider, Sichtbarkeit (`Visibility`), Lesbarkeit (`Readable`), Schreibbarkeit (`Writable`), Sync-Status — und vor allem die **Calendar `Id`**.

Die **Calendar Id** brauchst du für alle weiteren Tools: `get_availability`, `search_events` und `create_event` erwarten sie als Argument. Am einfachsten führst du `list_calendars` einmal im Test aus, kopierst die Id deines Zielkalenders und trägst sie in den Folge-Steps fest ein. Für `create_event` muss der Zielkalender `Writable: true` haben.

Jeder Aufruf landet im [Zugriffsprotokoll](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/#was-in-deiner-hand-bleibt) auf der Seite **KI-Assistent**.

## Zap-Ideen

**Termin aus Formular — ohne KI.** Typeform/Google-Forms/Jotform-Trigger → **Run Tool: `create_event`** mit gemappten Feldern (Titel aus dem Formular, Start/Ende aus dem gewählten Slot, deine Calendar Id). Der klassische „Buchung ins System"-Zap, nur dass der Termin bei Google, Outlook oder GMX landet — je nachdem, welchen Kalender du freigegeben hast. (Kalender mit [Schreibzugriff](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/schreibzugriff/).)

**Freie Slots an neue Leads.** CRM-Trigger (neuer Lead in HubSpot/Pipedrive) → **Run Tool: `get_availability`** für die nächsten Werktage → Folge-Step formatiert die freien Fenster → E-Mail-Entwurf „Diese Zeiten kann ich anbieten". Die Verfügbarkeit kommt über **alle** freigegebenen Kalender — Doppelbuchungen zwischen Job- und Privatkalender sind damit ausgeschlossen.

**Tagesübersicht nach Slack.** Schedule by Zapier (werktags 7 Uhr) → **Run Tool: `search_events`** für heute → Formatter → Slack-Nachricht. Ganz ohne Modell: Die Felder aus `Structured Content` lassen sich direkt in die Nachricht mappen.

**Blocker nach Feierabend.** Trigger aus deinem Projekt-Tool (z. B. neue Deadline in Asana) → **Run Tool: `create_event`** legt automatisch einen Fokus-Block vor der Deadline an.

:::tip[Wann Zapier, wann n8n?]
Feste Abläufe mit klaren Feldern (Formular → Termin, Zeitplan → Übersicht) sind in Zapier einfacher — kein Modell, keine Prompt-Pflege, planbare Kosten. Freie Fragen in natürlicher Sprache („Wann habe ich diese Woche zwei Stunden am Stück?") brauchen einen Agenten — dafür ist [n8n mit AI Agent](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/n8n/) der bessere Ort.
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## Problemlösung

- **Verbindung lässt sich nicht anlegen:** Prüfe zuerst **Requires OAuth: No** — mit „Yes" schlägt die Verbindung bei uns derzeit fehl. Der MCP Client ist bei Zapier Beta; falls es mit korrektem Token trotzdem hakt, hilft oft ein zweiter Versuch einige Minuten später.
- **401 / „Unauthorized":** Token falsch kopiert, abgelaufen oder [widerrufen](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/#zugang-widerrufen). Zur Not in der App einen neuen Token erstellen und die Connection aktualisieren.
- **Ein Kalender fehlt im Ergebnis:** Er ist für diesen Zugang nicht freigegeben — in der App unter **KI-Assistent → Freigabe bearbeiten** ergänzen. Änderungen wirken sofort, ohne neuen Token.
- **`create_event` schlägt fehl:** Schreibzugriff gibt es [in jedem Tarif](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/schreibzugriff/), muss aber pro Kalender freigeschaltet sein — und die Ziel-Calendar-Id muss zu einem schreibfreigegebenen Kalender gehören.
- **Termine ohne Titel im Ergebnis:** Der Kalender steht auf „Nur Geblockt" — [Sichtbarkeit](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/sichtbarkeit/) zeigt dann bewusst keine Titel.

## Sicherheit & Kontrolle

Für Zapier gilt dasselbe wie für jeden Assistenten-Zugang: Du bestimmst [pro Kalender, was sichtbar ist](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/sichtbarkeit/), jede Abfrage wird protokolliert (nie der Termininhalt), und der [Widerruf in Kalender Sync](https://docs.kalender-sync.de/ki-assistent/#zugang-widerrufen) macht den Token sofort ungültig — egal, was in Zapier gespeichert ist. Der Token gehört ausschließlich in die Zapier-Connection, nicht in Notizen, Formeln oder geteilte Dokumente.